Как отправить посылку за границу и с какими сложностями может столкнуться пользователь

В современном мире, где границы сокращаются и связь между странами становится все более тесной, отправка посылок за границу через курьерские службы стала неотъемлемой частью нашей жизни.  Однако, несмотря на широкие возможности курьерских служб и доступность международной доставки, она может сопровождаться проблемами и сложностями как для обычного пользователя так и для бизнесса.  В данной статье мы рассмотрим основные аспекты отправки посылок за границу, выявим потенциальные проблемы, с которыми сталкиваются отправители и дадим рекомендации по их решению. От выбора подходящей службы до правильной упаковки и оформления документации.

Отправка посылок или даже обычной корреспонденции может быть непростой задачей, требующей времени, усилий и организации. Отправляя посылки за границу следует придерживаться следующему порядку действий, хотя он может сильно варьироваться в зависимости от требований и процедур, установленных странами отправителя и получателя: 

• Подготовка. Определите требования и существующие ограничения: следует изучить требования и ограничения, установленные страной отправителя и получателя. Определите, какие товары можно отправлять, и проверьте, есть ли специальные лицензии или разрешения, необходимые для отправки таких типов посылок. Удивительно, но обычный документ может оказаться проблемой при отправке. К примеру наличие водяного знака уже говорит о том, что документ будет проходить специальную процедуру обработки на таможне. Проверьте новости и текущую политическую ситуацию между странами. Вероятно из-за санкций могут быть особые таможенные ограничения, о которых вы или курьерская компания не осведомлены. Например, прямые поставки между двумя странами могут быть невозможны, что повлечет увеличение сроков доставки.
• Подготовка. Выберите курьерскую или почтовую службу: решите, через какую курьерскую или почтовую службу вы отправите посылку. Изучите и сравните различные варианты, учитывая стоимость доставки, сроки доставки и качество обслуживания. Выберите провайдера, который соответствует вашим потребностям и предоставляет услуги международной доставки. Проанализируйте работу такой курьерской службы в стране доставки. Прочитайте отзывы на иностранных источниках. Зачастую подрядчики, выполняющие доставку в страну или внутри нее, могут быть местными национальными службами, которые менее подконтрольны службе, в которой вы заказали доставку. 
• Подготовка. Оформите необходимые документы: соберите все необходимые документы для отправки посылки: счет-фактуры, декларации о ценности, проформные счета, расписку (если вы отправляете паспорт), справки и другие документы, которые могут потребоваться таможенным службам. Можно обратится в курьерскую или почтовую службу в стране отправления, чтобы получить полную информацию о требуемых документах, однако учитывайте, что зачастую информация может быть неполной. Также следует обратиться в подобную службу или к подрядчику такой службы, который будет непосредственно выполнять доставку в стране получения. Вторым надежным источником будут таможенные органы стран отправки и получения. К тому же никто не отменял возможность банального поиска в интернете, желательно таким же образом выполнить поиск информации на иностранных источниках страны получателя. 
• Организация. Упакуйте посылку: упакуйте посылку в соответствии с требованиями безопасности и защиты содержимого вашего отправления. Обратите внимание на особые инструкции для упаковки хрупких предметов. Если вы не занимаетесь упаковкой, а эту задачу берет на себя курьерская служба, стоит позаботиться о том, что все требования с вашей стороны были донесены компании в надлежащем образе. Опытный оператор, сам предложит Вам варианты упаковки исходя из перечня содержимого. Также не стоит пренебрегать требованиями таможенных органов. Например, в большинстве стран существует особое ограничение на деревянную продукцию — если вы отправляете свою посылку в деревянной окантовке, ящик с посылкой должен пройти специализированную обработку и иметь соответствующую маркировку. Иначе вашу посылку вернут обратно без возмещения денежных средств на отправку или наложат штраф. Большинство курьерских служб осведомлены о подобных требованиях, но стоит позаботиться о том, чтобы все ваши пожелания были учтены и оператор проверил, что для этого необходимо.
• Организация. Заполните таможенную декларацию: заполните таможенную декларацию, указав содержимое посылки, его стоимость и другую необходимую информацию. Укажите точное описание содержимого для отправления и его коммерческую или личную ценность. Таможенная декларация поможет таможенным службам определить необходимые пошлины и налоги, а также выполнить проверку безопасности. Очень важно правильно прописать все наименования и описания содержимого посылки. На основании этого будет приписан соответствующий код ТН ВЭД. Ошибка влечет за собой риск возврата товара или выставления штрафов таможенными органами. К примеру если вы отправляете одежду, стоит написать наименование вещи, размер, бренд, цвет, состояние (новое или б/у), оценочную стоимость и т.д. Будьте аккуратны с отправкой меховых изделий. Неправильное заполнение декларации и несоблюдение таможенных требований может повлечь за собой не только административную ответственность, но и уголовную, а для получателя — дополнительную ответственность со стороны его государственных органов.
• Организация. Сдача посылки: после долгого процесса проверок, подготовки всех документов и упаковки посылки, доставьте ее в выбранную курьерскую службу или почтовую службу. Убедитесь, что предоставили все необходимые документы и правильно заполнили таможенную декларацию. Ошибка будет в лучшем случае стоить вам нервов и времени, так как груз может застрять или вовсе потеряться. Оплатите необходимые сборы и стоимость доставки, используя доступные варианты оплаты. 
• Доставка. Отслеживайте вашу посылку: зарегистрируйте отправку посылки, получив от курьерской службы или почтовой службы трекинг-номер, если компания самостоятельно не выполняет оповещение о ходе доставки. С помощью этого номера вы сможете отслеживать статус доставки в режиме реального времени. Следует позаботиться заранее и уточнить у оператора на каких источниках стоит проверять статус доставки. После прибытия посылки в страну получателя следите за обновлениями и ожидайте получения посылки в соответствии с условиями и сроками, установленными курьерской или почтовой службой. На международных отправках лучше всего практически ежедневно проверять статус вашей доставки. Если произошла задержка стоит незамедлительно связаться с курьерской службой и выяснить в чем причина. Вероятно Вас могут попросить связаться с подразделением службы, находящимся в стране доставки. Если вы не говорите о местном языке, позаботьтесь о том и найдите человека, кто вам может помочь. Многие курьерские компании в зависимости от локации отправки/доставки передают свои заказы подрядным организациям и ваш трек номер может не биться на их сайте, либо информация будет не полной. К примеру Ваша посылка может зависнуть со статусом «Ожидает получения», когда по факту существуют проблемы с адресом получателя и не факт, что такой подрядчик будет связываться с вашим получателем. Все будет зависеть от загруженности подрядной организации и внутренних стандартов, которые могут быть отличны от стандартов курьерской компании в которой вы заказали доставку. В этом случае стоит обратиться к компании которая приняла у вас заказ и попросить разобраться в сложившейся ситуации. Однако, будьте готовы что вас отправят обратно на телефон горячей линии подрядной организации. Чтобы всего этого избежать, нужно постоянно мониторить статус доставки и вовремя реагировать. Хорошо в этом плане помогает сайт parcelsapp.com, который предоставляет детализацию по отправке. Если вы отправляете важный документ, стоит перепроверить всю эту информацию заранее, иначе будьте готовы к риску, что придется потратить свое время и нервы на выяснение, где ваша посылка и когда будет доставлена.

Важно учитывать, что каждая страна может иметь свои особенности и процедуры, поэтому рекомендуется обратиться за конкретной информацией в посольство или таможенные органы страны отправителя и получателя, а также проконсультироваться с выбранной курьерской или почтовой службой, чтобы обеспечить гладкую отправку посылки за границу.

Но, что если скажу вам, что есть возможность всего этого избежать, сохранить свои нервы, деньги и время, которые можно потратить на более стоящие вещи и просто насладиться процессом отправки? Если Вам интересно, в следующей статье мы рассмотрим: кто такой персональный логистический ассистент и какие преимущества он дает своим клиентам. Ссылка на статью.

Автор статьи: Алексей Алябьев
Генеральный директор компании Get2Send
Ваш персональный логистический ассистент
«Вы пьете шампанское, мы доставляем за вас»